Порядок консульської легалізації офіційних документів установлюється Віденською конвенцією «Про консульські зносини» 1963 року, міжнародними договорами та чинним законодавством України.
Легалізація — це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ, з метою використання його за кордоном.
Легалізація в установленому порядку документа надає йому право на існування в міжнародному обігу.
Легалізації не підлягають:
— документи й акти, які суперечать законодавству України або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян;
— оригінали, копії та фотокопії паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів, що мають характер листування, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчення водія, посвідчення особи, нормативно-правові акти та роз’яснення щодо їх застосування.
— документи, видані органами та посадовими особами з перевищенням їх повноважень.
У разі виникнення сумніву в тому, що представлені документи відповідають законам України або держави перебування, консульська посадова особа має право звертатись до компетентних органів відповідної держави або до відповідних органів в Україні за офіційним роз’ясненням.
При поданні офіційних документів на консульську легалізацію:
— фізичні особи подають документ, який посвідчує особу (копію при надсиланні поштою) (паспорт, ID, Drivers Licence, тощо) та заяву за формою zayava-na-legalizatsiyu.pdf ;
— юридичні особи (компанії, фірми, тощо) подають лист-звернення на офіційному бланку про вчинення консульської легалізації (має містити інформації про реєстраційний номер та дату реєстрації юридичної особи).
У разі подання заяви представником фізичної чи юридичної особи подається доручення або інший документ, що підтверджує повноваження діяти від імені цих осіб.
Обов'язковою умовою є попередня автентифікація документа у відповідному підрозділі провінції
( В Британській Колумбії - https://www2.gov.bc.ca/gov/content/governments/government-id/guide-to-the-authentication-of-documents/about
В Альберті - https://www.alberta.ca/document-authentication-other-jurisdictions-countries.aspx
В Саскачевані - https://www.saskatchewan.ca/government/notarized-documents-legislation-maps/authenticating-notarized-documents
або в Міністерстві закордонних справ Канади - https://www.international.gc.ca/gac-amc/about-a_propos/services/authentication-authentification/step-etape-1.aspx?lang=eng
За консульську легалізацію справляється консульський збір:
- для фізичних осіб - у сумі 67 канадських доларів за один документ (134 канадські долари для термінової легалізації);
- для юридичних осіб (компаній, фірм. тощо) - у сумі 133 канадських долари (266 для термінової легалізації).
Консульський збір справляється за допомогою канадської Debit-card у приміщенні консульства, або Money Order/Bank Draft при надсиланні документів поштою (окрім personal cheque, який для сплати консульського збору НЕ підходить). Отримувач платежу - Consulate General of Ukraine.
Також для отримання готових легалізованих документів потрібно додати передплачений конверт (експрес або із марками) із адресою зворотньої доставки на ньому.